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Em momentos de crise a ordem geral nas empresas é a de reduzir os gastos, mas, se essa decisão não for bem estruturada, pode levar a consequências desastrosas, que no final das contas, acabarão por destruir o valor da organização. Existem diversas práticas que podem contribuir com o contexto descrito, entre elas, a metodologia de gestão orçamentária conhecida como Orçamento Base Zero (OBZ).
O OBZ nasceu na década de 1970 na Texas Instruments Inc., onde se fazia necessário não somente reduzir gastos, mas também a criação de um processo de gestão orçamentária que obrigasse a identificação e análise do que deveria ser feito na organização como um todo, e auxiliasse no estabelecimento de metas e objetivos, e contribuísse com a tomada de decisões operacionais necessárias.
Com base nessas demandas foi elaborada a metodologia do OBZ que tem como peça central a figura do “pacote de decisão” que é composto por elementos que contribuem para que se possa identificar, comparar e avaliar uma atividade, uma função ou uma operação, em separado e de modo definitivo. Essas análises devem considerar as finalidades e consequências de se executar ou deixar de executar a atividade (função, ou operação), as medidas de desempenho dessa atividade, caminhos alternativos, e seus custos e benefícios. Os gastos planejados são determinados com base na atividade que se quer realizar e não com base em informações do passado. De posse de todos os pacotes de decisão propostos por todos os gestores, caberá à administração priorizar quais deverão ser implantados. Observe ainda que o OBZ não exclui a possibilidade de que o orçamento empresarial convencional seja utilizado paralelamente.
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Como exemplo de um pacote de decisão, considere que você está avaliando a possibilidade de reduzir os gastos com copias e reprodução em sua organização. Nesse caso todos os processos associados a esse pacote deverão ser revistos, permanecendo somente os que agreguem valor para a organização. As informações disponíveis, obtidas por meio da contabilidade, serão úteis e necessárias, mas não determinarão os novos gastos que serão necessários, mas sim os decorrentes da nova solução. De posse dessas informações você poderá encontrar alternativas para redução de gastos revendo processos e atividades, trocando a propriedade dos equipamentos por aluguel, terceirizando atividades, etc. Você analisará os impactos de fazer e deixar de fazer o conjunto de atividades associadas com esse pacote de decisões. O importante é que você visitará os processos e criará alternativas de redução de gastos sem a redução da criação de valor para a organização.
Não se esqueça: A gestão dos gastos é vital. Mãos à obra.
Paschoal Tadeu Russo
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Prof. Dr. Paschoal Tadeu Russo faz parte do quadro dos professores do mestrado profissional da Faculdade FIPECAFI. Tem vasta experiência em projetos que integram o OBZ com o Orçamento Empresarial.
